Ogni volta che pensiamo all’organizzazione delle giornate e alla pianificazione delle nostre attività, la prima cosa che ci viene in mente è che abbiamo assolutamente bisogno un’agenda per farlo. Poi, diciamocelo, oggi ne esistono di tutti i tipi, bellissime e per tutte le tasche, e a volte è davvero difficile resistere all’acquisto (sì, mi sto autodenunciando alla polizia dell’organizzazione).

Ma siamo sicuri che sia il metodo giusto per aiutarci a essere più organizzati? Ti è mai capitato di tornare a casa felice con la tua agenda nuova, iniziare a compilarla, usarla per qualche mese (o qualche settimana) e poi abbandonarla? Oppure l’hai usata per qualche anno ma adesso, non sai perché, non riesci più a trovare il tempo per compilarla, o ancora, ti segni le cose ma ti dimentichi di controllarla. Magari hai pensato di non essere una persona costante o che l’organizzazione proprio non fa per te.

E se ti dicessi che magari hai soltanto sbagliato lo strumento con cui pianificare le giornate?

Cronache di un vecchio BuJo

Qualche settimana fa ho trovato un mio vecchio bullet journal di quando ancora andavo all’università. Era uno di quei bullet journal vuoti, con le pagine puntinate (ancora si faceva fatica a trovarli nei negozi) che mi occupavo io di riempire, era un po’ come un rito: ogni domenica mi sedevo alla scrivania armata di brush pen colorate, righelli, penne dalla punta super fine e preparavo le pagine per la settimana successiva. Mi piaceva un sacco, perché era un’attività creativa e manuale che bilanciava le ore passate a studiare.

Mi sono messa a sfogliarlo e mi ha colpito una cosa: da un certo momento in poi il modo in cui organizzavo visivamente le settimane cambiava di continuo: alcune volte usavo due pagine e ogni giorno della settimana aveva il suo blocco, altre volte facevo una semplice lista di tutte le cose che dovevo fare e man mano che le facevo spuntavo il giorno della settimana in cui le avevo completate; o ancora, scrivevo semplicemente i giorni della settimana con una calligrafia un po’ carina, tiravo una riga per dividerli l’uno con l’altro e stop. In poche parole: quello che avevo fatto fino a quel momento, e che aveva effettivamente funzionato, non era più quello che mi serviva ed ero alla ricerca di qualcosa di nuovo, che si potesse adattare alle esigenze che avevo in quel momento.

Per l’anno dopo non ho comprato un bullet journal.

Si può cambiare

Questo mi ha fatto pensare a quante volte in questi anni mi è capitato di cambiare il metodo o lo strumento che utilizzavo per organizzarmi. Spoiler: tante.

Mi è capitato di creare fisicamente i fogli per la mia agenda ad anelli (li creavo con programmi di grafica, stampavo e poi foravo a mano), di disegnare le pagine dei bullet journal, di usare addirittura due strumenti nello stesso momento (un’agenda e un planner da tavolo), di avere un’agenda sola o di non usare proprio niente – non te lo nascondo, non senza sentire un leggero senso di colpa.

Poi ho pensato ai cambiamenti che possono esserci nella vita di ognuno di noi e ho pensato che ci sta sentire la necessità di qualcosa di diverso perché, semplicemente, quello che ci era stato utile fino a quel momento adesso non ci aiuta più. Ovviamente non è detto che accada, una persona può andare avanti anni con lo stesso metodo, ma quello che voglio dirti è che se dovesse capitarti di sentire il bisogno di qualcosa di nuovo, che si adatti di più alle tue esigenze del momento, non c’è niente di male: cambia.

Sperimenta per trovare quello che è perfetto per te

Lo stesso discorso vale se, come dicevamo all’inizio, hai deciso che vuoi iniziare a organizzare e pianificare le tue giornate, hai comprato un’agenda (o qualsiasi altro prodotto!) ma non ti ci trovi bene: non vuol dire che tu e l’organizzazione non potete andare d’accordo; non vuol dire che sei una persona pigra; non vuol dire che non hai la motivazione necessaria. Vuol dire semplicemente che quello che stai usando non è adatto a te. Siamo tutti diversi, con vite diverse e, per questo, necessità di pianificazione diverse: per questo quello che ti consiglio di fare è sperimentare fino a trovare un metodo che ti faccia effettivamente sentire (ed essere) organizzato e produttivo.

Organizzarmi: cosa scelgo?

La prima cosa da fare è fermarti un attimo a pensare al motivo per cui senti la necessità di essere organizzato: a cosa ti deve servire avere uno strumento di pianificazione? Quali sono le attività che devi tenere sotto controllo? Ti serve per il lavoro o la tua vita privata? Avere in mente un obiettivo chiaro renderà molto più facile non perdersi tra la vastità di opzioni che esistono e che rischiano magari di farci acquistare qualcosa che non è davvero funzionale per noi.

Per aiutarti, eccoti qualche suggerimento.

Agende

A5, A6, pre-compilata, vuota, settimanale, giornaliera, con divisione per fasce orarie, con tracker per segnare le tue abitudini…oggi c’è veramente l’imbarazzo della scelta! Per questo c’è il rischio di fare un acquisto sulla base di quello che ci colpisce di più e non di quello che effettivamente ci serve.

Se per esempio cerchi un’agenda da avere sempre con te e su cui appuntare giusto qualche nota, sceglierne una di misura ridotta potrebbe essere la soluzione migliore. Al contrario, se hai bisogno di un prodotto su cui scrivere gli impegni, le cose da fare, le impressioni della giornata, usandolo anche un po’ come diario, magari opta per una misura più grande che abbia abbastanza spazio per contenere tutto quello che vuoi annotare!

Di nuovo: pensa al perché dovresti comprare un’agenda, sfoglia quelle che trovi in giro e cerca di capire se fanno al caso tuo.

Bullet Journal

Più che uno strumento è un metodo (a cui dedicherò un contenuto in futuro) di organizzazione che prevede la pianificazione di attività tramite un elenco puntato (a bullet points appunto).

Il bello dei BuJo è che puoi crearli esattamente come vuoi: infatti generalmente si usano dei planner con le pagine vuote a cui si aggiunge una legenda dei simboli utilizzati per gestire le liste di cose da fare, un indice, una visione dell’intero anno, una visione mensile, tracker per le abitudini e molto altro! Se vuoi provarlo, online troverai un sacco di ispirazione.

Te lo consiglio se sei una persona creativa e se vuoi ritagliarti un momento della giornata o della settimana da dedicare a te, come una sorta di meditazione. Al contrario, se sei molto impegnato e non hai molto tempo a disposizione, potresti sentire il bullet journal solo come l’ennesima cosa da fare, finendo per non utilizzarlo.

Planner da tavolo

Si tratta di planner da tenere generalmente sulla scrivania, per questo possono essere utili se hai necessità di avere sempre sotto mano la tua lista di impegni e cose da fare. Possono essere sia mensili che settimanali, che giornalieri.

A seconda delle tue esigenze possono essere una valida scelta, io li uso principalmente per il lavoro perché mi permettono di controllare facilmente quello che devo fare. Se però hai bisogno di un prodotto da portare con te per non perderti nulla, ti consiglio di orientarti su un’altra soluzione perché i planner da tavolo possono essere più o meno ingombranti.

Planner digitale

Questi non li ho mai provati perché non credo che siano il metodo giusto per me ma ho visto che negli ultimi anni stanno davvero spopolando.

Sono delle agende o dei fogli che puoi compilare sul tuo computer o sul tuo iPad. Il loro punto forte è sicuramente la facilità con cui si possono personalizzare, puoi averli più facilmente a portata di mano e non occupano spazio.

Ti consiglio di sceglierli se sei una persona che usa quotidianamente strumenti digitali con cui accedere al planner, altrimenti il rischio è quello di non trovare il tempo o non avere voglia di accendere il pc. Se a volte senti il bisogno di staccare gli occhi dallo schermo e di tornare a fare qualcosa di analogico e offline non ti consiglio questo tipo di strumento perché, in alcuni casi, gestirlo potrebbe risultare pesante e non in linea con le tue necessità.

Notion

Scommetto che di questo hai già sentito parlare e scommetto che hai pensato “ma è bellissimo!”.

Lo so perché l’ho pensato anche io e lo penso tutt’ora ma c’è un ma: rischia di essere troppo, specialmente per chi è alle prime armi. Ha talmente tante funzionalità che a parer mio si può essere sopraffatti, ma può essere uno strumento davvero valido se si impara ad usarlo. Su Notion ci sono così tante cose da dire che arriverà sicuramente un contenuto dedicato.

Io lo uso per piccoli progetti personali oppure a lavoro, ma se ti interessa e sei una persona a cui piace smanettare, online troverai tantissime risorse, consigli e template da scaricare anche gratuitamente.

Come per i planner digitali, anche qui il mio consiglio è quello di usarlo guardando alle tue abitudini: usi ogni giorno il computer? Avere uno strumento digitale e non fisico può costituire un problema per te? Ovviamente niente ti impedisce di provarlo e vedere se fa al caso tuo, ma ripetiamo: se non dovessi trovarti bene, semplicemente non è il prodotto adatto alle tue esigenze.

App

Ce ne sono davvero tante, sia per l’organizzazione che per la produttività e il monitoraggio di abitudini. La cosa bella delle applicazioni è che puoi scaricarle, provarle per un po’ e vedere se fanno al caso tuo.

Inoltre, puoi averle sempre a portata di mano sul tuo smartphone e consultarle in qualsiasi momento. Un contro è che la maggior parte prevede un abbonamento a pagamento per poter sfruttare tutte le opzioni previste, quindi magari c’è il rischio di pagare per poi capire che questa non è la soluzione che cerchi.

Con le app è molto facile essere conquistati dall’entusiasmo del momento: la scarichi e ti sembra che abbia esattamente quello che stavi cercando. Io stessa a volte ho pensato di sottoscrivere abbonamenti a vita (esatto a vita: generalmente propongono sempre promozioni che ti consentono di avere un abbonamento per sempre a pochi euro, quindi è facile pensare “beh, lo faccio, tanto per così poco”). Spoiler: molte le ho eliminate dopo qualche settimana perché non le usavo più.

Ne ho comunque trovate alcune valide e una secondo me è proprio top, te ne parlerò in uno dei prossimi post.

Calendario del telefono

È così scontato che forse non ci avevi mai pensato ma il calendario che hai sul telefono può essere un ottimo punto di partenza perché non prevede alcun investimento e le funzionalità sono essenziali.

Inoltre, molte volte è possibile farlo lavorare in sinergia con altre app e programmi presenti sullo smartphone: ad esempio, io ho creato l’evento Spesa con allegata una nota in cui durante la settimana mi appunto quello che finisce e che dovrò comprare quando andrò al supermercato.

Per me è davvero comodo perché con un solo tap ho accesso a tutto quello che mi serve e, allo stesso tempo, ho sempre sotto controllo le attività pianificate date che le vedo ogni volta che prendo in mano il telefono.

Inizia!

Come hai visto, ci sono tantissimi strumenti che possono aiutarti a organizzare al meglio le tue giornate. Puoi sceglierne uno o anche di più a seconda di quello di cui vuoi tenere traccia.

Ovviamente non è detto che la soluzione perfetta per te sia tra queste che abbiamo appena elencato: ad alcuni basta attaccare dei post-it per non dimenticarsi di impegni e cose da fare. Però possono essere un buon punto di partenza.

Quindi inizia a provare, senza paura di sbagliare o di sentirti sbagliato se non dovessi trovare subito il tuo metodo, o se non dovessi trovarti più bene con quello che hai utilizzato fino a questo momento. L’importante è sempre cercare di capire cosa non sta funzionando e perché, in modo da cercare quello che ti serve davvero!