No, non basta scrivere quello che devi fare su un’agenda. E tra poco scoprirai il perché. Per fare in modo che l’organizzazione dei tuoi impegni sia effettivamente utile ed efficiente deve essere un processo attivo in cui pensi, ti fai domande e trovi la soluzione di pianificazione migliore in base al tuo modo di essere e alle tue abitudini ed esigenze. Ci vuole di più a dirlo che a farlo, ma vedrai che basta seguire pochi piccoli consigli per tornare a essere padroni del proprio tempo e non essere più semplicemente trasportati dagli eventi, sopraffatti dagli impegni e vittime degli imprevisti dell’ultimo minuto. Quindi, cominciamo!

Quando pianificare la settimana?

Non c’è una risposta giusta o sbagliata a questa domanda. Quello a cui dovresti pensare è: quando ho tempo da dedicare alla pianificazione dei prossimi giorni? Come dicevamo, fare la “lista della spesa” e riempirla di impegni e attività non è utile, al momento potrebbe darti magari l’illusione di avere tutto sotto controllo ma senza una programmazione vera e propria di quello che devi fare potrebbe essere difficile riuscire a stare dietro a tutto, e soprattutto ricordarti tutto quello che devi fare!

Io per esempio pianifico la settimana successiva di domenica pomeriggio, si tratta di un momento che mi prendo sia per vedere come sono andati i sette giorni appena trascorsi, sia per impostare cosa, come e quando devo fare nell’arco della settimana che sta per cominciare. In particolare:

• Controllo quanto ho speso e lo inserisco nel mio file di organizzazione del budget che ho costruito con la regola del 50/30/20;
• Guardo cosa ho concluso e cosa no. Se alcune attività sono rimaste indietro, le ripianifico per la settimana successiva;
• Pianifico le nuove attività: impegni, obiettivi e pasti.

Se invece parliamo di impegni lavorativi, pianificare la settimana è la prima cosa che faccio quando il lunedì mattina mi siedo alla scrivania. Anche in questo caso vedo cosa è rimasto indietro dalla settimana precedente, decido quando concluderlo e poi pianifico tutto quello che c’è di nuovo.

Come organizzare la settimana

Ora passiamo all’azione vera e propria: come pianificare gli impegni per essere sicuri di portarli a termine?

Ti ho già parlato di come trovare il tuo metodo di organizzazione: nell’immaginario collettivo essere organizzati significa sedersi a una scrivania e compilare un’agenda. Può essere, ma non è detto che sia così per tutti: ci sono decine di modi che si possono utilizzare per la pianificazione e nell’articolo te ne descrivo alcuni parlandoti anche della mia esperienza personale.

Individua le priorità

Quali sono i compiti che devi assolutamente portare a termine durante la settimana? Scegline pochi, anche solo uno può bastare all’inizio, e inizia a organizzare le attività in modo che tu possa effettivamente concluderli alla fine dei sette giorni.

Ma perché devono essere pochi? Semplice: perché se tutto è una priorità, niente è una priorità. Questo finirà per farti tornare al punto di partenza: con troppe cose da fare e senza sapere da dove iniziare. Anche a lavoro nel mio team tendiamo ad avere un paio di task con priorità alta da smarcare nella settimana: questo ci permette di focalizzarci su progetti più urgenti o che possono avere un impatto maggiore rispetto ad attività minori.

Quindi domandati: quale obiettivo voglio raggiungere questa settimana? Una volta individuate le priorità, rimane da capire come raggiungerle.

Mi spiego meglio: sono attività semplici, costituite da un solo task, oppure sono complesse e prevedono più passaggi? Nel secondo caso, il mio consiglio è quello di suddividere l’intero obiettivo nel numero di attività che devi completare per raggiungerlo, principalmente per due motivi:

1. Potrai visualizzare in modo più specifico il tuo obiettivo e capire di quanto lavoro e tempo hai bisogno per raggiungerlo;
2. Avrai una gratificazione maggiore perché completando task più piccoli ti sentirai di avvicinarti sempre di più al risultato e contemporaneamente più produttivo.

Organizza gli altri impegni

Una volta individuate e pianificate le priorità, puoi passare all’organizzazione di tutto il resto, in base al tempo che hai a disposizione. Quando fai un planning di questo tipo, il trucco è tenere a mente quanto tempo può portarti via un task, per capire se può incastrarsi bene con impegni che non puoi modificare, ad esempio una giornata in ufficio, la palestra, una cena fuori…Ricordati: l’obiettivo è essere sì produttivi, ma in modo intelligente, senza essere sopraffatti da quello che dobbiamo fare. Ti faccio un esempio: se devo scrivere un articolo per il blog, tendo a farlo nei giorni in cui lavoro da casa perché so che ho più tempo a disposizione e posso farlo con più calma. Non inserire venti cose nella tua to-do list solo per il gusto di riempire dello spazio: magari all’inizio riuscirai anche a portarle a termine sulla scia dell’entusiasmo ma non è un metodo sostenibile. Arriverai a fine giornata allo stremo, magari senza neanche le forze per rilassarti, per guardare un film o per stare con i tuoi cari. Quando andavo in università e dovevo studiare per gli esami mi ripetevo sempre una frase: Quality over quantity. Ed è esattamente quello che vogliamo fare quando pianifichiamo la settimana: non è importante quante cose facciamo, ma come le facciamo.

Ottimizza il tempo

Questa parte è importante perché secondo me è l’obiettivo di una pianificazione ben fatta: non vogliamo solo avere una panoramica di attività e impegni e sapere esattamente quando dobbiamo fare cosa. Un’organizzazione veramente efficiente è, a parer mio, quella che ti permette di risparmiare tempo. Per farlo, devi cercare di trovare dei punti in comune tra le varie attività, ad esempio:

• Devi andare in posta
• Devi andare a comprare il cibo del gatto
• Devi comprare un regalo

Cerca di capire se sono attività che puoi fare tutte nello stesso momento: in questo modo uscirai solo una volta, porterai a termine 3 task e avrai risparmiato del tempo che potrai dedicare ad altro! So che può sembrare banale, ma non sai quante volte mi è capitato di vedere cose fatte senza pensare a ottimizzare le tempistiche e il risultato è disastroso perché si perde tempo e rischiamo di arrabbiarci inutilmente.

Meal Prep: sì o no?

Sui social seguo diverse pagine e canali di cucina e tutti, almeno una volta, hanno fatto contenuti sul meal prep. Se non sai cos’è te lo spiego subito: con meal prepping si indica l’abitudine di preparare in anticipo i pasti (o alcuni ingredienti) per i giorni successivi, per esempio del riso, dei legumi, una torta salata ecc. Senza dubbio, è un metodo che serve a risparmiare tempo perché hai di fatto già dei piatti pronti da mangiare e che devi solo preoccuparti di completare velocemente con l’aggiunta di qualche ingrediente più fresco, oppure di scaldarli. Personalmente, è una pratica che io non adotto per diversi motivi:

1. Perché non voglio passare un’intera giornata a cucinare;
2. Perché non voglio sentirmi vincolata a mangiare qualcosa di cui non ho voglia solo perché magari è già in frigo da troppi giorni e devo consumarla per forza;
3. Perché preferisco cucinare i miei pasti sul momento.

Come vedi, si tratta di motivazioni assolutamente personali, altre persone col meal prep si trovano bene ed effettivamente è un aiuto in giornate particolarmente frenetiche.

Quello che faccio io, più che un meal prepping è un meal planning: la domenica apro frigo e dispensa, guardo cosa c’è dentro e pianifico i pasti della settimana. Per me, questo è un buon compromesso per le mie esigenze perché mi fa risparmiare tempo dato che non passerò minuti a pensare cosa mangiare a pranzo o cena, riesco a creare dei pasti bilanciati e sono sicura di consumare tutto quello che ho a disposizione, evitando gli sprechi di cibo.

Imprevisti: don’t panic!

Ok, abbiamo la nostra bella settimana pianificata, sappiamo quello che ci aspetta oggi ma eccolo lì, l’imprevisto dell’ultimo minuto che manda a monte i nostri piani. E ora? Niente panico. La pianificazione non deve renderci inflessibili, al contrario può aiutarci anche in questi casi perché già sappiamo quello che non saremo in grado di portare a termine a causa dell’imprevisto e quindi saremo in grado di ripianificarlo più facilmente. E poi, diciamocelo: non possiamo controllare tutto e se anche una giornata non dovesse andare come previsto, non ci sarà nessuno a dirci che abbiamo sbagliato, non dovremmo farlo neanche noi stessi, e se dovesse capitare di dover spostare degli impegni o delle voci della nostra to-do list, sicuramente troveremo una soluzione.

Conclusioni

Lo so, quello di cui abbiamo parlato fino ad ora è tanto ma non sono cose impossibili e basta solo un po’ di pratica per prenderci la mano. La cosa importante è sempre partire da se stessi per cucire su misura una settimana che incontri il nostro modo di essere e le nostre esigenze. Di nuovo: non c’è un premio per chi completa più task. L’importante è trovare un equilibrio che ci faccia sentire soddisfatti e non sopraffatti. Quindi comincia a:

1. Trovare uno spazio nella tua settimana da dedicare alla pianificazione
2. Individuare le priorità (o la priorità!) da portare a termine nella settimana
3. Organizzare il resto delle cose da fare sulla base delle tue priorità e degli impegni che non puoi spostare
4. Capire come ottimizzare il tempo in cui completare le tue attività
5. Trovare metodi che ti aiutano a vivere la settimana con più tranquillità (ad esempio il meal prepping o il meal planning
6. Non preoccuparti degli imprevisti: affrontali e ripianifica se necessario

E se vuoi qualche idea su quali strumenti usare per l’organizzazione delle tue giornate, ho preparato un articolo di consigli e idee sui planner per il 2024.