Oggi ti voglio parlare di una tecnica di organizzazione che ha diversi benefici e che secondo me può davvero aiutarti a gestire tutto in modo efficiente senza il rischio di dimenticare nulla: la pianificazione in quarti. Consiste nello stilare una lista di cose da fare durante un periodo di tre mesi (che formano appunto un quarto dell’anno, o quarter in inglese). In questo articolo ti spiegherò come funziona e perché può cambiare il tuo modo di approcciarti a impegni e progetti. Alla fine dell’articolo troverai un consiglio bonus, quindi leggi fino in fondo!

Cos’è la pianificazione in quarti

Come ti accennavo, la pianificazione in quarti è una lista di azioni e compiti che vorresti completare, oppure impegni che ti aspettano, in un periodo lungo tre mesi (idealmente da gennaio a marzo, da aprile a giugno, da luglio a settembre e da ottobre a dicembre). Qualche esempio?

• Eventi di qualsiasi tipo: compleanni, concerti, incontri, visite, trattamenti,…
• Scadenze
• Decluttering, riordino degli spazi
• Cose che vorresti fare (la tua bucket list)
• Azioni che ti fanno avvicinare ai tuoi obiettivi
• Nuove routine che vuoi introdurre nella tua vita

Vantaggi della pianificazione in quarti

Prima di passare alla pratica, voglio darti un’idea di come la pianificazione in quarto può aiutarti nel tuo viaggio verso una vita più organizzata:

• Saprai in anticipo quello che dovrai fare e quando dovrai farlo
• L’organizzazione sarà più semplice
• Ti focalizzerai su quello che devi fare in un determinato periodo di tempo, senza distrazioni
• Rifletterai sui tuoi obiettivi e progetti, pensando a cosa devi fare concretamente per raggiungerli
• Terrai traccia in modo puntuale di cosa hai fatto e cosa no

Se questo è esattamente quello che stai cercando, allora vediamo quali sono i passaggi per una pianificazione in quarti efficace!

1. Pianifica i tuoi impegni

La prima cosa da fare, è individuare quali sono i compiti e gli impegni “fissi”, ovvero quelli che avresti a prescindere da ogni cosa, dividendoli in giornalieri, settimanali e mensili.

• Impegni giornalieri: la to-do list di cose che sai di dover completare ogni giorno, il controllo del tuo habit tracker e la pianificazione del giorno successivo. Se ti è comodo, crea una lista per la mattina, una per il giorno e una per la sera;
• Impegni settimanali: tutto quello che ti aspetta nella settimana successiva, ad esempio fare la spesa, andare in palestra, il club di lettura…;
• Impegni mensili: la tua to-do list da completare nel mese, può contenere impegni, nuovi progetti che vuoi iniziare e nuovi obiettivi (qualche esempio: compleanni, concerti, impegni scolastici, pagare la bolletta, scadenze di lavoro…).

Immagina di vedere i tuoi prossimi mesi con un microscopio: inizia con le cose più vicine (gli impegni giornalieri) e mano a mano ampia la tua visuale fino ad arrivare ad avere una visione completa dell’intero mese: in questo modo saprai già in anticipo quello che dovrai fare e sarà più facile organizzarti in modo efficiente senza rischiare di sentirti sopraffatto.

Ecco un esempio di come potresti impostare la tua pianificazione:

• Ogni giorno prepari la tua to-do list giornaliera per il giorno successivo
• Ogni domenica prepari la tua to-do list per la settimana successiva
• Ogni fine mesi prepari la tua to-do list per il mese successivo

Fallo per tre mesi (il tuo quarto di anno) e poi passa alla pianificazione dei prossimi 90 giorni, ma non prima di aver fatto una bella review del periodo appena trascorso.

2. Rifletti sui tre mesi passati

Questa è una parte importante perché non solo imparerai a conoscerti meglio ma avrai modo di ripensare e riprogrammare i tuoi piani: nella vita le cose possono cambiare, noi possiamo cambiare e magari quello che avremmo voluto tre mesi fa adesso non ci interessa più perché abbiamo altre priorità. Con questo momento di riflessione potrai capire su cosa vuoi veramente lavorare nel prossimo periodo. Ecco alcune domande che puoi farti:

• Quali sono le cose che dovevo fare e che ho fatto?
• Cosa mi ha dato soddisfazione?
• C’è qualcosa che non ho portato a termine? Perché?
• Cosa non mi è piaciuto degli scorsi tre mesi?
• Come posso migliorare i prossimi tre mesi?
• Cosa ho imparato?
• Quali traguardi ho raggiunto?

Una volta completata questa review, puoi passare al livello successivo!

3. Pianifica il prossimo quarto

In questo caso, la prima cosa che devi fare è controllare se c’è qualcosa che è rimasto in sospeso dai tre mesi precedenti: degli eventi sono stati spostati? Delle scadenze sono state posticipate? Quel progetto ti interessa ancora? Inizia a pianificare prima questi aspetti e solo dopo passa a tutto quello che c’è di nuovo.

Successivamente, riprendi in mano le tue to-do list giornaliere, settimanali e mensili di cui abbiamo parlato al punto 1: si adattano ancora al tuo stile di vita? C’è qualcosa che vorresti cambiare? Puoi renderle più efficienti in qualche modo? L’obiettivo è una pianificazione attiva e non passiva, che possa aiutarti davvero a rendere più organizzate e semplici le tue giornate, quindi lavora pensando in questo senso.

Bonus tip

Prima di lasciarci, voglio darti un ultimo consiglio che può aiutarti nella tua pianificazione in quarti. A volte può essere complicato tenere traccia in anticipo di attività e scadenze che ci saranno tra due, tre, quattro mesi, soprattutto se normalmente utilizzi un supporto cartaceo (come un planner o un’agenda) che non hai sempre con te. In questo caso il telefono diventa il nostro migliore amico: per non rischiare di dimenticare qualcosa segnalo subito sul calendario del tuo smartphone. Quando sarà il momento di pianificare il tuo mese e il tuo quarto, ti basterà aprirlo per controllare se hai già qualcosa di programmato dai mesi o dalle settimane precedenti e avrai la sicurezza di non lasciare nulla indietro.