Avere un flusso di lavoro ben pianificato e trovare gli strumenti che ci possono aiutare ad organizzare meglio le nostre giornate lavorative è estremamente importante perché ci permette di aumentare la produttività, essere focalizzati su un obiettivo e gestire il carico di lavoro in maniera efficiente. In questo articolo ti parlerò della mia esperienza e ti darò dei consigli semplici ma utili che potrai mettere in pratica da subito.

Come organizzo la mia giornata lavorativa

Qual è il modo migliore di affrontare gli impegni di lavoro? Tra riunioni, richieste all’ultimo minuto e imprevisti sempre dietro l’angolo, è facile sentire di non avere il controllo sugli eventi e di non avanzare nella nostra lista di cose da fare e, al contrario, vedere che si allunga sempre di più! Per questo, la prima cosa da fare è trovare il modo di tenere traccia di ogni singola cosa: un nuovo task, il progetto su cui stai lavorando, le riunioni con i relativi appunti e così via. Se lo fai già ma sembra non funzionare, probabilmente devi cambiare strategia.

Cosa uso per pianificare?

Qui la risposta è diversa per ognuno. Personalmente io utilizzo un mix di digitale e fisico:

• ho un quaderno su cui appunto gli spunti che emergono durante le riunioni;
• ho un mio planner cartaceo a visione settimanale in cui pianifico le singole attività e segno riunioni e impegni vari;
• utilizzo un tool per l’organizzazione che si chiama Trello: lo usiamo nel mio team per tenere monitorate le cose da fare, l’avanzamento dei vari progetti che seguiamo, attività in sospeso e un sacco di altre cose.

Da un lato quindi ho uno strumento personale che gestisco in modo autonomo e che ha una visione più “ristretta”: gli impegni della singola giornata e della settimana; dall’altro invece ho uno spazio condiviso che mi fa avere una visione più ampia delle attività di cui mi devo e mi dovrò occupare. L’importante è trovare un metodo di organizzazione funzionale al tipo di lavoro che facciamo: alcune volte abbiamo solo l’illusione di avere tutto sotto controllo ma poi ci accorgiamo che la produttività non aumenta o ci perdiamo dei pezzi.

Come gestisco progetti e piccoli task

Molte volte nel mio lavoro ho dei compiti che sono ricorrenti e che ripeto ogni settimana per esempio. Questo può essere d’aiuto perché so in anticipo che ho dei momenti già occupati e quindi partirò da lì per organizzare il resto delle attività che ho da fare. Oltre a questo, a ogni inizio anno a lavoro prepariamo una roadmap con degli obiettivi da raggiungere entro una certa data, quindi molto spesso so già quello su cui dovrò lavorare in un determinato momento dell’anno. Ovviamente la maggior parte delle volte ci si deve occupare di più progetti contemporaneamente (ad esempio 3 o 4 in un mese), quando riesco cerco di focalizzarmi su un progetto alla volta e di passare a quello dopo una volta concluso il primo ma se questo non è possibile faccio così:

1. Suddivido il progetto in mini-task più semplici: in questo modo riesco a visualizzare più facilmente tutti gli step che devo completare per portare a termine il lavoro ed è più facile sentire di stare avanzando perché ogni volta che finisco un task lo spunto dalla lista (questo è anche un trucco per sentirsi più produttivi!);
2. Uso la tecnica del Time Blocking: questo approccio consiste nel dedicare un certo lasso di tempo a una determinata attività, ad esempio la lettura delle mail, la lavorazione di progetti, la lettura di newsletter, il completamento di task minori e qualsiasi cosa preveda la tua mansione. Per aiutarti, puoi inserire questi blocchi nel tuo calendario online, per avere anche una visione di come hai distribuito il tuo tempo.

Generalmente, la tattica con cui mi trovo bene è di fare per prime cose brevi, così so che riuscirò a spuntarle subito dalla mia to-do list e tutto il tempo che mi rimane potrò conservarlo per progetti più grossi. Adotto questo approccio perché se iniziassi la giornata con task più lunghi, che magari non so quanto ci metterò a finire, rischio non solo di non finirli ma di non avere tempo neanche per quelli che mi richiedono meno tempo. Ovviamente si tratta di preferenze personali: sperimenta e trova il metodo più adatto a te e al tuo lavoro.

Richieste improvvise e last minute

Sicuramente ti sarà capitato: in questo caso cosa facciamo? Quando succede a me, la prima cosa che faccio è cercare di capire l’entità della richiesta:

• è una cosa che posso evadere facilmente e in poco tempo?
• quanto tempo richiede?
• è urgente?
• i progetti su cui sto già lavorando hanno una scadenza imminente?

Come puoi immaginare, le variabili sono molte ma in generale se il task è breve cerco di completarlo subito, così chi me l’ha chiesto è soddisfatto e io posso tornare subito a dedicarmi a quello su cui stavo lavorando prima; se invece il tempo che richiede è maggiore e non riesco a inserirlo immediatamente nel mio flusso di lavoro, provo a proporre io una data entro cui lo consegnerò (“te lo faccio avere per domani mattina, ok?”); in alternativa puoi sempre chiedere entro quando serve che tu faccia il lavoro. Chiaramente è necessario valutare anche l’urgenza del task: se blocca altre azioni o serve per prendere decisioni importanti, allora dagli priorità.

La matrice di Eisenhower

Forse ne hai già sentito parlare, ma nel caso in cui questa sia la prima volta che senti questo nome ti spiego in breve di cosa si tratta. La matrice di Eisenhower (o di Covey) è un metodo con cui organizzare quello che dobbiamo fare in base a un livello di priorità. Si può utilizzare sia a livello lavorativo sia a livello personale per aumentare la produttività.

Dividendo in questi quattro quadranti le attività da svolgere, riuscirai a capire cosa ha bisogno di una lavorazione immediata e cosa invece può aspettare, o essere delegato ad altre persone.

10 consigli per migliorare l’organizzazione a lavoro

Per concludere, voglio darti 10 dritte che possono aiutarti da subito a farti vivere le tue giornate lavorative in modo più sereno e allo stesso tempo più produttivo:

1. Scrivi tutto quello che devi fare: ti aiuta a visualizzare e a liberare la mente;
2. Fai delle pause: prenditi 10/15 minuti ogni 2 ore di lavoro;
3. Evita il multi-tasking: concentrati su un progetto alla volta;
4. Dividi il lavoro dal personale: non usare la tua agenda personale per tenere traccia dei tuoi;
5. Organizzati anche al di fuori del lavoro: spesso tendiamo a considerare lavoro e vita privata come due sfere distinte, invece si influenzano a vicenda. Per questo è importante mantenere l’ordine in entrambe, in modo che una non abbia degli impatti negativi sull’altra;
6. Organizza le mail e svuota la casella di posta: crea delle cartelle in cui puoi dividere le mail che ti arrivano, ad esempio una cartella per le newsletter di settore (puoi nominarla “Newsletter da leggere” e dedicare uno o più momenti della settimana a questa attività, così quando sarà il momento avrai tutte le tue letture a portata di mano senza doverle andare a cercare tra mille mail); oppure una cartella per gli aggiornamenti, o una cartella “To-do” che contiene richieste che ti sono arrivate;
7. Organizza in modo ordinato i file sul computer: cerca di tenere il desktop il più pulito possibile, con i programmi che usi maggiormente e i materiali che stai usando in quel momento; quando dei file non ti servono più spostali su un Drive in cloud così potrai conservarli senza problemi;
8. Crea uno spazio di lavoro che ti agevola: non è importante solo il nostro spazio virtuale ma anche quello fisico perché lavorare nell’ordine e nel pulito influisce positivamente sulla nostra concentrazione; tieni a portata di mano e ben in vista tutto quello che ti può servire così da evitare distrazioni;
9. Crea delle routine: non solo durante il lavoro ma anche prima e dopo; cos’è che aumenta la tua concentrazione e ti fa ricaricare le energie? Pensa a dei piccoli “rituali” da fare che possono aiutarti a iniziare col piede giusto la giornata; una volta che finisci la giornata lavorativa, dedicati a delle attività che contribuiscono a farti rilassare, così da passare una serata serena;
10. Organizza le tue attività in anticipo: ogni giorno pianifica quello che vuoi fare il giorno dopo, e alla fine della settimana prepara già il piano di quella successiva, soprattutto se hai delle cose in sospeso.

Conclusioni

Questi sono dei piccoli accorgimenti che puoi iniziare a mettere in pratica da subito per organizzare meglio il tuo lavoro e per aumentare la produttività. Non devi adottarli tutti immediatamente, ma quello che ti consiglio di fare è di pensare a quali sono le aree che vorresti migliorare a lavoro e cominciare da quelle. Passo dopo passo aggiungi una nuova abitudine di pianificazione e vedrai che in poco tempo tutto ti verrà automatico e naturale!