A volte vorremmo poter fare tante attività diverse ma ci sembra sempre di non avere il tempo per farle. Oppure lavoriamo cinque giorni a settimana per 8 ore e sentiamo di non avere spazio (e forze) per coltivare un hobby o concentrarci su quello che ci piace di più e questo crea un senso di frustrazione: viviamo davvero solo per lavorare? Se anche a te capita spesso di sentirti così, questo contenuto potrebbe esserti utile, perché grazie al Time Blocking potrai guardare al tempo che hai a disposizione da un’altra prospettiva. Prova a pensare: e se invece il tempo lo avessi e quello che manca è la sua organizzazione?

Cos’è il Time Blocking

Il Time Blocking è una tecnica di gestione del tempo che consiste nel suddividere la tua giornata in diversi blocchi, ognuno dedicato a una specifica attività. È utile soprattutto per chi tende a lavorare meglio quando visualizza qualcosa proprio perché nel time blocking dai a ogni blocco un colore diverso e vedi effettivamente come sono ripartite le tue ore della giornata.

I vantaggi del Time Blocking

Ma in che modo la tecnica del time blocking migliora la tua gestione del tempo? Ecco alcuni vantaggi che potrai ottenere utilizzandolo:

• Eviterai la procrastinazione: grazie al time blocking avrai già pianificato in anticipo cosa farai in un determinato momento della giornata e rimandare un’attività sarà molto più difficile
• Aumenterai la tua concentrazione ottenendo migliori risultati perché ti focalizzerai esclusivamente su una singola attività evitando il multitasking e quindi una dispersione di attenzione
• Saprai esattamente cosa fai con il tuo tempo: non ci sarà più il rischio di passare un’ora su TikTok o Instagram pensando che avresti potuto fare qualcosa di più utile
• Lavorerai in modo attivo sui tuoi obiettivi: grazie al time blocking potrai individuare dei momenti da dedicare al raggiungimento di una meta che hai prefissato
• Organizzerai il tuo tempo in modo consapevole: tutti vorremmo avere tempo per fare tutto, ma non bisogna dimenticarsi che la giornata è fatta di 24 ore quindi a volte capiterà necessariamente di dover dire di non a qualcosa ma grazie al time blocking saprai di sfruttare al massimo la tua giornata

Come iniziare a usare il Time Blocking

Per il time blocking è molto utile usare un calendario online, come per esempio Google Calendar, ma qualsiasi strumento andrà bene: anche il calendario del telefono oppure la tua agenda cartacea (in questo caso meglio se con visione orizzontale e divisione oraria).

Individua i tuoi impegni

La prima cosa da fare è capire quali sono le attività fisse durante le tue giornate, quelle a cui sai che dovrai dedicare per forza del tempo. Ad esempio il lavoro, la palestra, lo studio o le lezioni universitarie. Inizia a creare dei blocchi per questi impegni scegliendo il colore che preferisci (io ti consiglio di usarne uno diverso per ogni attività, magari andando per categoria ad esempio in verde le lezioni in università, in giallo lo studio, in blu i pasti della giornata e così via).

Assegna un blocco a ogni attività

Una volta che hai organizzato i blocchi delle tue attività principali, puoi passare a tutto il resto. Crea dei blocchi anche per la colazione, il pranzo e la cena: questo ti aiuterà a visualizzare meglio il tempo che hai a disposizione ed è super funzionale se hai o vuoi introdurre delle routine durante la tua giornata. Anche le attività riguardanti il tempo libero devono avere dei blocchi perché in questo modo sarà più facile capire quando includerle nella tua quotidianità. Uno dei vantaggi del time blocking è proprio riuscire a vedere quanto tempo vogliamo dedicare a qualcosa e di conseguenza riuscire a pianificarlo nel momento più adatto.

Scopri quando sei più produttivo

Se hai dei dubbi circa la pianificazione delle tue attività, cerca di capire qual è il momento della giornata in cui ti senti più motivato o quando ti sembra di lavorare meglio e organizza i compiti più complessi e che richiedono più attenzione proprio in questi orari. In un articolo precedente ti avevo parlato di come capire qual è il tuo cronotipo: con un semplice test sulle tue abitudini puoi facilmente scoprire qual è il momento migliore della giornata per essere più attivo e invece qual è quello più adatto a te per il riposo o per task più leggeri.

Pensa al tempo in modo consapevole

Il mio consiglio è di non mettere subito un’attività dopo l’altra, ma considera di conservare dei margini di tempo da usare come “cuscinetto” in caso di imprevisto. Infatti se tenderai a riempire troppo il tuo calendario il rischio sarà quello di non riuscire a fare tutto quello che ti sei prefissato e questo può risultare in un senso di insoddisfazione. È meglio pianificare poche cose e avere la sicurezza di riuscire a farle tutte, piuttosto che caricarci di lavoro e poi sentirci sopraffatti e scontenti.

Riorganizza

Alla fine di ogni giornata, o se preferisci alla fine di ogni settimana, è il momento di fare una bella review: sei riuscito a fare tutto quello che ti eri prefissato? C’è qualcosa che non è stato fatto? Perché? Come ti senti? Senti di aver esagerato e forse dovresti ridurre quello che fai? Senti che potresti aggiungere qualche attività nuova? Questo passaggio è fondamentale ed è quello che fa davvero la differenza tra semplicemente scrivere gli impegni ed essere organizzati.

Time blocking e Time boxing

Quando si parla di time blocking spesso ci si imbatte anche nel time boxing. Ma quali sono le differenze tra i due? Di base il principio è lo stesso: dividere la giornata in dei momenti dedicati a specifiche attività; quello che cambia è la visualizzazione di queste ultime:

• Nel time blocking si tende a creare un blocco più esteso che contiene più attività, ad esempio “Studio francese” dalle 16.30 alle 18
• Nel time boxing si creano dei box più piccoli specifici per ogni singola attività che bisogna fare, quindi per esempio se dovremo studiare francese dalle 16.30 alle 18, con il time boxing il nostro calendario sarà leggermente diverso perché quella fascia oraria verrà scomposta in tutte le azioni contenute nel nostro blocco di “Studio francese”

Usare il Time blocking a lavoro

Ovviamente la tecnica del time blocking si rivela utile e funzionale anche a lavoro, soprattutto sei hai diversi progetti da gestire, riunioni o un team. In questo caso la visualizzazione che ti consente di avere il time blocking aumenterà la tua produttività, facendoti focalizzare su un task per volta ed evitando il multitasking che molto spesso ci porta a disperdere l’attenzione. Ad esempio, durante la tua giornata lavorativa potresti individuare dei momenti per dedicarti alla lettura delle mail e delle newsletter e dei momenti in cui lavorare su progetti, senza dimenticarti delle riunioni.

Il time blocking è troppo rigido?

In verità no, tutto dipende da come decidi di organizzare la tua giornata. Come dicevamo, ricorda di pianificare il tuo tempo in modo consapevole: attua un planning realistico di quello che potresti fare senza esagerare. Ovviamente se alcuni momenti ti rimangono vuoti non devi per forza inserire qualcosa da fare: tieniti questi slot come jolly per rilassarti, anticipare qualche attività o semplicemente come backup nel caso di imprevisti.

Conclusioni

Il time blocking è una tecnica utile se stai cercando un metodo che ti aiuti a organizzare e pianificare meglio i tuoi impegni e le tue attività. Puoi usarlo sia nella tua vita privata che a lavoro: ti aiuterà a vivere il tuo tempo in modo più consapevole riconoscendo eventuali limiti (la giornata è per tutti di 24 ore!). Magari puoi cominciare a usare il time blocking uno, due o tre giorni a settimana per vedere come ti trovi per poi adottarlo 7 giorni su 7.