Hai compilato la tua più o meno lunga lista di cose da fare, ma adesso da quale cominci? La matrice di Eisenhower risponde proprio a questa domanda e ti aiuta a organizzare le tue attività facendoti concentrare su quelle davvero importanti e che non puoi rimandare. In poche parole, ti fa individuare le priorità. Vediamo come!

Cos’è la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo e di organizzazione delle attività giornaliere che ti permette di ordinare ciò che devi fare in base alla sua priorità e importanza.

Prende il nome da Dwight D. Eisenhower, 34° presidente degli Stati Uniti e generale a cinque stelle durante la Seconda Guerra Mondiale, che durante un discorso del 1954 disse:  

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.” 

Parecchi decenni dopo, l’autore Stephen Covey prese queste parole e nel suo libro I 7 Pilastri del Successo (7 Habits of highly effective people) sviluppò un modello di gestione del tempo che ordina le attività in base alla propria urgenza e importanza, separandole da quelle che invece sono superflue o non importanti: questo modello è la matrice di Eisenhower.

Come funziona la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower si presenta come una tabella con quattro quadranti distinti:

• Q1: attività urgenti e importanti (Crisi)
• Q2: attività importanti ma non urgenti (Qualità)
• Q3: attività urgenti ma non importanti (Inganno)
• Q4: attività non urgenti e non importanti (Spreco)

Vediamo i quattro quadranti della matrice di Eisenhower nel dettaglio

1° Quadrante: attività urgenti e importanti (Crisi)

In questo primo quadrante si inseriscono le attività urgenti e importanti, saranno quindi quelle da fare immediatamente perché hanno delle conseguenze dirette sul tuo lavoro o sui tuoi obiettivi. Il numero di cose da fare inserite in questo quadrante dev’essere molto basso: proprio perché si tratta di una situazione di emergenza o crisi non deve essere la normalità, altrimenti aumenta il rischio di lavorare stressati o di commettere errori. Alcuni esempi di cose da fare che possono rientrare nel primo quadrante sono:

• Mail particolarmente importanti, come quelle riguardanti offerte di lavoro
• Invio di documenti
• Scadenze fiscali
• Problemi legati alla casa, come degli elettrodomestici rotti
• Imprevisti importanti

2° Quadrante: attività importanti ma non urgenti (Qualità)

Nel secondo quadrante rientrano sempre attività importanti ma che non sono urgenti perché fanno parte di progetti a medio/lungo termine e quindi non sono da completare subito ma piuttosto da programmare, come:

• Iscriversi a un corso o in palestra
• Esami medici
• Partecipare a un evento
• Organizzare una festa di compleanno

3° Quadrante: attività non importanti ma urgenti (Inganno)

Il terzo quadrante è un po’ particolare: in che senso è associato all’inganno? Se ci pensi un attimo, effettivamente perché dovresti fare qualcosa che non è importante ma si deve comunque completare con urgenza? Perché dovresti sprecare tempo ed energie su attività che non ti interessano? Qui entra in gioco la Delega: tutto quello che rientra in questo quadrante può essere fatto da qualcun altro.

• Telefonate specifiche
• Riunioni a cui non è per forza prevista la tua presenza
• Determinati lavori in casa

Secondo Covey, l’errore in cui molte persone cadono è proprio quello di ritenere queste attività importanti, includendole nel primo quadrante (da qui l’inganno), quando invece si tratta di qualcosa che a noi non interessa in prima persona, non ci porta valore e non ci aiuta a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati ed è quindi meglio delegare tutto a chi può trovarlo davvero importante.

4° Quadrante: attività non urgenti e non importanti (Spreco)

Siamo arrivati all’ultimo quadrante e qui andranno tutte le cose da fare contenute nella tua lista che non hai inserito nei 3 quadranti precedenti perché, evidentemente, non sono né urgenti né importanti, ti fanno solo sprecare tempo e distolgono la tua attenzione da ciò che invece conta davvero. In poche parole si tratta di attività da eliminare perché superflue.

I vantaggi della matrice di Eisenhower

Quello che ti permette di fare la matrice di Eisenhower non è solo di visualizzare e organizzare i tuoi impegni secondo priorità, ma anche di ridurre lo stress e aumentare la tua produttività. Infatti, pianificando nel modo corretto le attività nel Q2 (importanti ma non urgenti) sarà molto più probabile riuscire a fare tutto, senza dover necessariamente ricorrere al Q1 (importanti e urgenti) che, te lo ricordo, è una situazione di crisi che potrebbe metterti in difficoltà. In questo modo risparmierai tempo che potrai dedicare a quello che preferisci.