Essere organizzati al lavoro è fondamentale per gestire il tempo in modo efficiente, aumentare la produttività e ridurre lo stress. In un mondo dove le distrazioni sono sempre dietro l’angolo, trovare gli strumenti giusti per mantenere il controllo su compiti, scadenze e progetti può fare la differenza. In questo articolo, voglio condividere con te i programmi e le applicazioni che utilizzo quotidianamente per rimanere organizzata in ufficio e che mi permettono di tenere traccia di quello che è stato fatto, di quello che sto facendo e di quello che si dovrà fare. Iniziamo!

Strumenti diversi per lavori diversi

Ovviamente i programmi che si possono usare sono diversi a seconda del tipo di lavoro che si ha: ci sono mansioni che necessitano di un alto livello di controllo e di attenzione quindi si potrà avere bisogno di strumenti flessibili, e ci sono lavori per cui magari basta un programma molto semplice ma comunque efficace.

Io lavoro sul web in un’azienda italiana e mi capita molto spesso di dover gestire più progetti nello stesso momento, di ricevere richieste last-minute oppure di andare a ripercorrere cos’è stato fatto nel passato quindi in questi anni ho provato diverse soluzioni e sono riuscita a trovare quella perfetta per le mie esigenze.

Come dico sempre, parti dalle tue necessità di organizzazione per capire cosa ti serve realmente controllare e quindi di cosa hai bisogno. E se vuoi dei consigli in più sull’organizzazione a lavoro, qui trovi un articolo in cui ti do 10 consigli su come migliorare l’organizzazione in ufficio.

Ma ora passiamo ai programmi che uso a lavoro per rimanere organizzata!

1. Google Sheets

Già, Google Sheets puoi usarlo anche quando non devi lavorare coi numeri. Infatti è uno strumento utilissimo per creare delle roadmap di progetto oppure per pianificare delle attività a lungo termine – potenzialmente sull’intero anno.

Come uso Google Sheets organizzare il lavoro

Ho un file di Google Sheets che è un po’ la mia bussola perché tengo traccia di tutto quello che faccio e degli obiettivi lavorativi che ho. Grazie a questo ho una panoramica completa di cosa è stato fatto nelle varie settimane dell’anno e, se necessario, riesco a ricostruire quando è successo cosa e perché. Ecco qui un esempio per farti capire meglio cosa intendo:

Google Sheets è uno strumento davvero versatile che puoi personalizzare in base alle tue esigenze quindi se fino ad ora pensavi che servisse solo per i calcoli è arrivato il momento di dargli un’altra chance!

2. Notion

Con Notion puoi farci tutto: questo è il suo più grande pregio, ma secondo me può potenzialmente trasformarsi in un difetto. Infatti è molto facile rimanere rapiti dai vari template disponibili che a prima vista ti danno davvero l’impressione di farti tenere tutto sotto controllo ma a volte l’effort che ci metti per gestirli è troppo grande, o almeno per me alcune volte è stato così. Ma sono riuscita a trovare l’utilizzo di Notion che per me a lavoro è perfetto.

Come uso Notion per organizzare il lavoro

Il primo utilizzo che ne faccio è di usarlo come planner in cui segno ogni giorno cosa fare, le riunioni da seguire ed eventuali scadenze. Grazie alla funzionalità “Crea un bottone” mi basta fare un click sul bottone New Week dell’immagine qui in basso e creo ogni settimana una pagina di diario già pre-compilata con eventi ricorrenti, come ad esempio le riunioni. Così io devo completare il planner solo con i compiti della settimana.

Uso Notion anche per prendere gli appunti delle riunioni a cui partecipo: tramite un link ho collegato la pagina del planner a quella delle riunioni in modo da accedere facilmente a tutto quello che mi serve.

Notion è uno strumento super personalizzabile, anche con dei widget gratuiti che possono rendere le tue pagine uniche: qui ho selezionato 10 widget gratuiti che puoi usare su Notion.

3. Trello

Trello è l’ultimo programma che uso per essere organizzata a lavoro: qui ho una panoramica dettagliata di tutti i progetti su cui lavoro. Trello è essenzialmente una Kanban board dove a ogni task è assegnata una card che può essere arricchita con etichette, commenti, allegati e molto altro. Inoltre la card può essere assegnata alla persona che deve evadere quella lavorazione.

Come uso Trello per organizzare il lavoro

Uso Trello insieme al mio manager: ognuno ha le sue card e questo ci permette di sapere quali lavorazioni sta facendo l’altro e in generale di avere una panoramica di quello che sta succedendo. Lo usiamo soprattutto per progetti più elaborati e che possono richiedere più tempo, così sappiamo sempre a che punto siamo, cos’è stato fatto e cosa manca da fare. Trello è molto comodo perché ti permette di avere tutto in un unico posto, dai task Jira, alla to-do list e allegati come per esempio file o immagini.

Purtroppo non posso farti uno screenshot del mio Trello (eheh), ma ti lascio qui degli esempi di utilizzo presi direttamente dal sito ufficiale di Trello:

Conclusioni

Ovviamente questi non sono gli unici strumenti che esistono per la gestione e l’organizzazione del lavoro: sul mercato ne esistono molti altri ma questi sono quelli che personalmente preferisco dopo averne provati diversi.

Tutti gli strumenti di cui ti ho parlato qui sono gratuiti: basta creare un account e puoi iniziare a usarli da subito!

Per Notion e Trello esistono ovviamente anche delle versioni a pagamento per utilizzare funzionalità avanzate ma la versione gratuita è assolutamente sufficiente per organizzarsi a lavoro senza più rischiare di dimenticarsi di qualcosa.

Il mio consiglio è sempre quello di cercare di capire cosa ti serve e poi sperimentare. Io mi diverto molto a scoprire le infinite possibilità di utilizzo che i vari strumenti di organizzazione hanno e spero di averti dato l’ispirazione per provare qualcosa di nuovo!