La Kanban board è uno strumento visivo per gestire attività e flussi di lavoro. L’idea viene sviluppata alla fine degli anni ’50 nelle fabbriche della Toyota, dove il metodo Kanban viene usato per ottimizzare la produzione, ma è arrivata fino a noi adattandosi a diverse necessità e diversi scenari di applicazione: dal marketing, allo sviluppo di software e anche per l’organizzazione personale.

Cos’è una Kanban board

In giapponese, kanban significa “cartellino”, “segnale visivo”: la kanban board è un metodo di organizzazione che ti permette di visualizzare i tuoi task e capire il loro stato di avanzamento. Infatti nella kanban board i task sono scritti su delle schede divise in colonne (di solito: Da fare, In corso, Completato). Ogni volta che lo stato del tuo task avanza, sposti la card in una nuova colonna.

Per esempio: la card di un task su cui non stai ancora lavorando sarà nella colonna “Da fare”; quando inizierai a lavorarci, sposterai la card nella colonna “In corso”; quando il task sarà completato allora potrai mettere la card nella colonna “Completato”.

Per vedere un’applicazione pratica, ti lascio qui un esempio di Kanban Board che ho creato su Notion per tenere traccia delle attività del blog:

Come si usa una Kanban Board

Usare una Kanban board è davvero intuitivo e semplice. Ecco cosa devi fare per creare la tua:

1. Definisci le colonne

Come dicevamo, le più comuni per l’organizzazione personale sono Da fare, In corso e Completato ma puoi personalizzarle in base alle tue esigenze (es. “In attesa”, “Revisione”, “Consegnato” se lavori per progetti).

2. Crea le schede

Ogni attività o task va scritto su un cartellino o scheda. Puoi anche decidere di usare dei colori diversi per categorizzare i compiti (ad esempio: gli appuntamenti su delle card verdi, le scadenze su delle card rosse e i progetti personali su delle card gialle).

3. Muovi le card

Quando inizi a lavorare su un task, spostalo nella colonna dalla colonna “Da Fare” a quella “In corso”. Quando lo completi, passa a “Completato”. Vedrai che soddisfazione!

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Vantaggi della Kanban Board

Il vantaggio principale della Kanban board è che puoi visualizzare subito e nello stesso posto tutto quello che devi fare e quello su cui stai lavorando. Ma i benefici non finiscono qui:

• Concentrazione: vedere il numero di card nella colonna In corso ti fa rendere conto di quanti progetti aperti hai, così è più facile porsi dei limiti, concentrandosi su un numero definito di cose alla volta, con meno distrazioni
• Collaborazione più semplice: in un team, tutti vedono a che punto del flusso è una lavorazione
• Motivazione e stop procrastinazione: spostare una card su “Completato” è più gratificante di quanto pensi e questo ti motiverà ad agire evitando la procrastinazione (effetto checklist dopamine garantito).

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Come creare una Kanban Board

La Kanban board non è solo facilissima da usare ma anche da creare: puoi crearla in formato fisico (ad esempio usando dei post-it) oppure in formato digitale su applicazioni o programmi online come questi:

• Trello: è incentrato proprio sull’utilizzo del sistema kanban, infatti quando apri l’account hai subito la tua lavagna e le tue colonne in cui cominciare a inserire schede. Ha tantissime funzionalità con cui personalizzare la tua board. Io lo uso per organizzare il mio lavoro in ufficio.
• Notion: più avanzato come programma perché qui devi creare da te la Kanban board ma in realtà è molto semplice perché. basterà schiacciare sul “+” e scorrere fino a che non trovi “Kanban”. Notion è ottimo se vuoi integrare la kanban board in un sistema di produttività e organizzazione completo.
• Jira: ideale per team tech e sviluppo software, dove alcune lavorazioni possono essere particolarmente lunghe e avere diversi step gestiti da più persone.
• Asana: perfetto per il lavoro in team e la gestione di progetti più articolati.

Kanban Board: esempi di utilizzo

Come avrai capito, la Kanban Board è uno strumento estremamente versatile che puoi applicare a tantissime situazioni diverse. Ecco qualche esempio di utilizzo:

• Organizzare una lista di lettura o di film, serie tv oppure videogiochi con le colonne “Da iniziare”, “In corso” e “Finito”
• Organizzare un viaggio e tenere traccia delle cose “Da Fare”, “Fatte” e “In corso”, ad esempio: prenotare il volo, prenotare l’albergo, creare un itinerario
• Preparare un esame universitario e avere sotto controllo tutto quello da studiare: puoi associare un argomento o capitolo a ogni card e spostarlo quando avanzi nello studio
• Tenere traccia dei regali da fare a Natale: ogni persona a cui devi fare un regalo è una card che sposterai quando: hai trovato il regalo, l’hai comprato, l’hai impacchettato ed è pronto. Oltre al nome della persona, su ogni card puoi scrivere il regalo che hai scelto di fare e il suo costo (se ti interessa tenere traccia del budget)

La Kanban board è uno strumento semplice ma potentissimo per tenere tutto sotto controllo, organizzare meglio il lavoro e ridurre lo stress. Che tu stia gestendo un team, studiando per un esame o cercando di sopravvivere al tuo planner settimanale, darle una chance potrebbe cambiarti la giornata. O almeno, renderla un po’ meno caotica.