Se il primo passo per essere organizzati è stilare una lista di tutte le cose che dobbiamo fare, il secondo passo è capire come riuscire effettivamente a portarle a termine. Dal lavoro alla vita personale, dagli impegni alle scadenze, è normale ritrovarsi incastrati tra quello che dovremmo fare, quello che vorremmo fare e quello che poi riusciamo a fare.

Il metodo 3-3-3 ideato da Oliver Burkeman, autore della rubrica This column will change your life sul Guardian, può aiutare a strutturare le giornate in modo da riordinare la nostra to-do list, dando il giusto tempo e la giusta priorità a ogni voce.

Come funziona il metodo 3-3-3

Secondo il metodo 3-3-3 si dovrebbe strutturare la giornata in questo modo:

• dedicare 3 ore al progetto più importante del momento (ovviamente dopo aver stabilito un obiettivo chiaro da raggiungere quel giorno)
• completare 3 task “minori” o brevi, ad esempio qualcosa di urgente o che procrastinando da un po’ di tempo: questo è il momento giusto per toglierlo definitivamente dalla tua to-do list (ad esempio fare una telefonata o inviare una mail)
• occuparsi di 3 “attività di mantenimento”: per queste non c’è (volutamente) una vera definizione perché possono essere molto variabili ma possiamo inserire in questa categoria ciò che dovremmo fare quotidianamente per mantenere il nostro benessere (ad esempio pulire o fare journaling)

Per come è pensato, il metodo 3-3-3 è perfetto per strutturare in particolare le giornate lavorative, dove è più probabile dover gestire più task, scadenze o imprevisti dell’ultimo minuto. Ma può essere d’aiuto anche per avere una traccia che ci aiuti a gestire le attività personali.

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Ma perché proprio 3 ore?

Burkeman fa riferimento al libro di Alex Pang Rest: Why you get more done when you work less, in cui l’autore mostra come diversi studiosi, accademici e creativi avessero una propria routine lavorativa in cui dedicavano un intervallo specifico di tempo alla loro attività principale. Ad esempio, Charles Darwin lavorava in due blocchi da 90 minuti la mattina e un’altra ora il pomeriggio; il matematico Henri Poincaré concentrava le sue attività dalle dieci a mezzogiorno, e poi dalle diciassette alle diciannove; sembra che anche la scrittrice inglese Virginia Woolf si dedicasse alla scrittura circa tre ore e mezzo al giorno.

Il concetto è: concentrarsi davvero per un periodo relativamente breve, riuscendo così a fare di più e meglio in poco tempo ma con costanza (“little and often“, come dicono gli inglesi).

I vantaggi del metodo 3-3-3

Dedicare un preciso momento della giornata a quello che è più importante non è l’unico vantaggio del metodo 3-3-3.

Il metodo 3-3-3 ci aiuta anche a individuare, nella nostra lista di cose da fare, un numero finito di attività da portare a termine durante la giornata: una volta finite quelle, abbiamo fatto il nostro dovere. Niente sensi di colpa da “non ho fatto abbastanza”, niente procrastinazione perché non sappiamo da dove iniziare ma solo un piano d’azione chiaro e definito all’inizio della giornata.

In questo modo sarà più facile percepire che stiamo facendo dei progressi e contemporaneamente la nostra to-do list si accorcerà.

All’inizio potrebbe essere utile provare il metodo 3-3-3 in combinazione con il time blocking, un’altra tecnica per strutturare la tua giornata di cui ho parlato in questo articolo. Così non solo individuerai cosa devi fare ma visualizzerai anche in quale momento della giornata puoi farlo.

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